TIETOSUOJASELOSTE VUOKRANANTAJAREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Redorent Oy, (jäljempänä ”Redorent”)
Y-tunnus 2773884-9
Joensuunkatu 7, 24100 Salo
Sähköposti: info@redorent.fi
Puhelin: 020 128 08 00

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jarko Viriälä
Joensuunkatu 7, 24100 Salo
Sähköposti: jarko.vihriala@redorent.fi
Puhelin:020 128 08 00

3. Rekisterin nimi

Redorentin vuokranantajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Tämä tietosuojaseloste koskee asuntojen vuokrausta harjoittavien yksityishenkilöiden henkilötietoja (jäljempänä ”vuokranantaja”), joita kerätään Redorentin tarjoaman sähköisen vuokra-asuntojen välityspalvelun (jäljempänä ”Redorent-palvelu”) yhteydessä. 

Vuokranantajan Redorent-palveluun rekisteröitymiseen tarvittavia henkilötietoja (käyttäjätunnus, joka koostuu sähköpostiosoitteesta, sekä salasana) kerätään vuokranantajan antaman suostumuksen perusteella. 

Vuokranantajan luodessa Redorent-palveluun asuntoilmoituksen, vuokranantaja allekirjoittaa Redorent-palvelua sekä mahdollisesti siihen liittyvän reskontrapalvelua koskevan sopimuksen. Sopimuksen/sopimusten allekirjoittamisen jälkeen vuokranantajan henkilötietoja käsitellään näiden Redorentin ja vuokranantajan välisten sopimusten perusteella. 

Vuokranantajarekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: 

– Redorent-palvelun kehittämiseksi 

– Redorentin ja vuokranantajan välisen asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan; 

– Reklamaatioiden, asiakaspalautteen ja vuokranantajan tyytyväisyystietojen keräämiseen ja käsittelyyn; 

– Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyjen toteuttamista sekä tilastointitarkoituksia varten; 

– Redorentin markkinointitarkoituksiin kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja asettamissa rajoissa. 

5. Rekisterin tietosisältö

Redorent kerää ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä kohdassa 4 mainittuja käyttötarkoituksia varten.

Vuokranantajarekisteriin palveluun rekisteröitymistä varten kerättävät henkilötiedot:

– Sähköpostiosoite
– Salasana

Vuokranantajarekisteriin Redorent-palvelun toteuttamista varten kerättävät henkilötiedot:

– Etu- ja sukunimi
– Osoite
– Kotikunta
– Puhelinnumero
– Henkilötunnus
– IP-osoite ja evästeet
– Tietoa vuokrattavista asunnoista

Redorent reskontrapalvelua varten kerättävät henkilötiedot

– Tilitiedot

Muita tarkoituksia varten kerättävät henkilötiedot

– Vuokranantajan antamat tietojen käsittelyyn liittyvät suostumukset
– Vuokranantajan antamat suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset ja kiellot
– Muut mahdolliset henkilötiedot, jotka vuokranantaja toimittaa Redorentille reklamaation tai muun asiakaspalautteen tekemisen yhteydessä.

6. Tietojen säilyttämisaika

Redorent-palvelun toteuttamista varten tallennettua vuokranantajan ja vuokralaisen välistä vuokrasopimusta säilytetään vuokrasopimuksen voimassaolon ajan. Vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen vuokrasopimukset poistetaan Redorentin vuokranantajarekisteristä yhden (6) kuukauden kuluttua. 

Redorentin ja vuokranantajan välisen reskontrapalvelua koskevan sopimuksen perusteella kerättyjä tietoja säilytetään reskontrapalvelusopimuksen voimassaoloajan. Reskontrapalvelua koskevan sopimuksen päättymisen jälkeen reskontrapalvelun toteuttamista varten kerätyt tiedot poistetaan kuuden (6) kuukauden kuluttua. 

Ellei vuokranantaja ole kirjautunut Redorent-palveluun viimeisen kahdeksantoista (18) kuukauden aikana, vuokranantajaa pyydetään uudistamaan käyttäjätilinsä. Ellei vuokranantaja uudista käyttäjätiliään eikä vuokranantajalla ole voimassa palvelussa solmittua vuokrasopimusta tai reskontrapalvelusopimusta, vuokranantajan henkilötiedot poistetaan pääosin tai siirretään Redorentin pysyvään markkinointirekisteriin. 

Redorent voi olla velvoitettu säilyttämään joitakin vuokranantajan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään henkilötietoja ensisijaisesti vuokranantajalta itseltään vuokranantajan rekisteröityessä Redorent – palveluun sekä myöhemmin mahdollisesti solmittavan Redorent-palvelua ja reskontrapalvelua koskevien asiakkuussopimusten voimassaoloaikana. Tietoja voidaan kerätä myös kiinteistö- tai vuokravälittäjiltä. 

Vuokranantajaa koskevia henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä tunnistamis-, varmennus-, osoite, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavalta osapuolelta, kuten esim. pankilta, puhelinoperaattorilta tai väestörekisterikeskukselta. 

8. Kuka käsittelee henkilötietoja?

Redorent käsittelee vuokranantajan henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. 

Redorent voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle yllä kohdassa 4 määriteltyjä tietojen käyttötarkoituksia varten, jolloin Redorent takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 

Redorent ei pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, henkilötietojen suojan riittävästä tasosta huolehditaan muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Tietoja luovutetaan kolmansille ainoastaan kohdassa 9 esitellyissä tapauksissa. 

9. Tietojen luovuttaminen

Redorent ei myy tai vuokraa vuokranantajan henkilötietoja kolmansille osapuolille. Redorent voi kuitenkin luovuttaa tunnistetun vuokranantajan henkilötietoja kolmansille osapuolille alla esitetyissä tapauksissa: 

– Vuokralaisille asunnon vuokraamista varten, jos vuokranantaja on antanut siihen suostumuksensa; 

– Toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvien vaatimusten johdosta; 

– Ostajille ja näiden neuvonantajille, mikäli Redorent myy, ostaa, fuusioi tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa; 

10.Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Redorent noudattaa henkilötietojen käsittelyssä hyvää tietojenkäsittelytapaa, lakeja ja viranomaisten ohjeistuksia. 

Redorent käyttää tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta.

11. Evästeiden käyttö

Redorent käyttää evästeitä sivuston käytettävyyden ja toiminnan parantamiseen. Eväste on pieni tietokoneelle ladattava tekstitiedosto, joka tallennetaan joko väliaikaisesti tietokoneen työmuistiin (”istuntokohtainen eväste”) tai tietokoneen kovalevylle (”pysyvä eväste”). Selain tallentaa evästeen tietokoneelle ja palauttaa evästeen sisältämän tiedon verkkosivustolle joka kerta, kun sivustolla vieraillaan. Evästeiden tarkoituksena on tarjota sivuston käyttäjälle henkilökohtainen käyttäjäkokemus ja tehdä palvelun käytöstä mahdollisimman sujuvaa ja turvallista. Evästeiden avulla varmistetaan, että istunnon käyttäjä on se taho, joka on kirjautunut järjestelmään. 

Useimpien selainten asetukset hyväksyvät lähtökohtaisesti evästeet. Selaimen asetuksia voi kuitenkin muuttaa siten, että se hylkää evästeet tai vaatii aina hyväksynnän evästeiden käyttöön. Jos evästeiden käyttöä ei hyväksy, on mahdollista, että Redorent-palvelun käyttö rajoittuu sen seurauksena. 

Redorent käyttää istuntokohtaisia evästeitä ja pysyviä evästeitä. 

Istuntokohtaiset evästeet: Redorent käyttää enimmäkseen istuntokohtaisia evästeitä, joita ei tallenneta palvelun käyttäjän tietokoneen kovalevylle, ja jotka poistetaan, kun nettiselain suljetaan. 

Pysyvät evästeet: Redorent käyttää pysyviä evästeitä palvelun käyttäjän henkilökohtaisten käyttöasetusten tallentamiseksi. Tämä mahdollistaa palvelun personoinnin ja siten myös palvelun paremman käyttökokemuksen. 

Redorent analysoi Redorent-palvelun käyttäjäprofiileja anonyymisti palvelun laadun parantamiseksi. Redorent käyttää Google Inc. (”Google”) tarjoamia työkaluja (Google Analytics, Analytics Remarketing, Adwords ja Adwordsremarketing). 

12. Profilointi

Vuokranantajarekisteriin tallennettuja henkilötietoja ei hyödynnetä profilointitarkoituksissa. 

13. Vuokranantajan henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

13.1. Vuokranantajan oikeus vastustaa suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Vuokranantaja voi antaa Redorentille suostumuksen suoramarkkinoinnin kohdistamiseen hänelle tai kieltää Redorentia käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnissaan. 

Vuokranantaja voi antaa suostumuksen suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (matkapuhelin, posti, sähköposti). Vuokranantajalla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa (matkapuhelin, posti, sähköposti), markkinatutkimuskyselyt sekä tietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa. 

Jos vuokranantaja ei anna lainkaan suostumustaan ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään hänelle vain asiakassuhteen toteuttamiseen liittyviä tarpeellisia tiedotteita ja kyselyjä. 

13.2. Vuokranantajan oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Vuokranantajalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Redorentin vuokranantajarekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 14 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

13.3. Vuokranantajan oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Vuokranantaja on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä häntä koskeva, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 14 mukaisesti. 

Vuokranantajalla on myös oikeus vaatia Redorentia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun vuokranantaja odottaa Redorentin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. 

13.4. Vuokranantajan oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun vuokranantaja on itse toimittanut vuokranantajarekisteriin tietoja, vuokranantajalla on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

13.5. Vuokranantajan oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Vuokranantajalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), jos Redorent ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

Toimivaltainen valvontaviranomainen vuokralaisen henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki, PL 800, 00521 Helsinki, puh. 029 56 66700, s-posti tietosuoja@om.fi. 

13.6. Tietojen käytön hyväksyminen ja suostumuksen peruuttaminen

Jos Redorent käyttää keräämiään tietoja tarkoituksiin, jotka vaativat lain mukaan vuokranantajan suostumuksen, Redorent pyytää aina lupaa tietojen käyttöön ja luvan saaminen kirjataan muistiin. 

Annetun suostumuksen voi perua koska tahansa ja suostumuksen voi myös olla antamatta kokonaan. Vuokranantajan voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Redorentille tämän tietosuojaselosteen kohdan 14 mukaisesti. 

13.7. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa vuokranantajan tulee ottaa yhteyttä Redorentiin kirjallisesti joko postitse osoitteella Redorent Oy, Joensuunkatu 7, 24100 Salo, tai sähköpostitse osoitteella info@redorent.fi. 

Redorent voi tarvittaessa pyytää vuokranantajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja vuokranantajan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. 

13.8. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 1.1.2019. 

Redorent kehittää palvelujaan jatkuvasti ja pidättää siitä johtuen oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä Redorent-palvelussa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. 

Jaa tämä: