TIETOSUOJASELOSTE VUOKRALAISREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Redorent Oy (jäljempänä ”Redorent”)
Y-tunnus 2773884-9
Joensuunkatu 7, 24100 Salo
Sähköposti: info@redorent.fi
Puhelin: 020 128 08 00

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jarko Vihriälä
Joensuunkatu 7, 24100 Salo
Sähköposti: jarko.vihriala@redorent.fi
Puhelin: 020 128 08 00

3. Rekisterin nimi

Redorentin vuokralaisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Tämä tietosuojaseloste koskee vuokra-asuntoja hakevien yksityishenkilöiden (jäljempänä ”vuokralainen”) henkilötietojen käsittelyä Redorentin tarjoaman, sähköisen vuokra-asuntojen välityspalvelun (”Redorent-palvelu”) yhteydessä. 

Vuokralaisen Redorent-palveluun rekisteröitymiseen tarvittavia henkilötietoja (käyttäjätunnus, joka koostuu sähköpostiosoitteesta, sekä salasana) kerätään vuokralaisen suostumuksen perusteella. 

Vuokralaisen luodessa Redorent-palveluun vuokralaisprofiilin, vuokralainen allekirjoittaa Redorent-palvelua koskevat ehdot. Ehtojen allekirjoittamisen jälkeen vuokralaisen henkilötietoja käsitellään näiden Redorentin ja vuokralaisen välisten sopimusten perusteella. 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Vuokralaisrekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa: 

– Vuokralaisen tunnistamiseen ja vuokralaistilin hallintaan; 

– Sähköisen Redorent-palvelun toteuttamiseen ja kehittämiseen; 

– Laskutuksen ja perinnän sekä reskontrapalvelun toteuttamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen; 

– Vuokrakohteen hakuprosessiin liittyvien ilmoitusten sekä muun asiakassuhteeseen liittyvän viestinnän lähettämiseen vuokralaiselle; 

– Vuokralaisen palvelemiseen ja asiakassuhteen operatiiviseen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen; 

– Reklamaatioiden, asiakaspalautteen ja vuokralaisen tyytyväisyystietojen keräämiseen ja käsittelyyn; 

– Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttamiseen; 

– Redorentin ja sen yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja asettamissa rajoissa; 

– Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 13 tarkemmin määriteltyihin profilointitarkoituksiin. 

6. Rekisterin tietosisältö

Redorent kerää ainoastaan sellaisia vuokralaisen henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä kohdassa 5 mainittuja käyttötarkoituksia varten.

Vuokralaistilin luomista varten käsiteltävät henkilötiedot:

– Sähköpostiosoite
– Salasana

Redorent-palvelun toteuttamista varten käsiteltävät henkilötiedot:

– Etu- ja sukunimi
– Osoite
– Kotikunta
– Nykyinen asumismuoto
– Puhelinnumero
– Henkilötunnus
– Sukupuoli
– Siviilisääty
– Kansalaisuus
– Äidinkieli
– Samassa osoitteessa asuvien lasten lukumäärä ja iät
– Tiedot työsuhteesta, sen muodosta ja kestosta sekä tiedot työnantajasta
– Kokonaistulot
– Maksuhäiriötiedot / henkilöluottotiedot
– Tiedot mahdollisista lemmikkieläimistä
– Tieto tupakoinnista
– Muut vuokralaisen antamat tiedot itsestään
– IP-osoite ja evästeet

Reskontrapalvelua varten käsiteltävät henkilötiedot

– Henkilötunnus
– Etu- ja sukunimi
– Osoitetiedot
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero

Muita tarkoituksia varten kerättävät henkilötiedot

– Vuokralaisen antamat tietojen käsittelyyn liittyvät suostumukset
– Vuokralaisen antamat suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset ja kiellot
– Muut mahdolliset henkilötiedot, jotka vuokralainen toimittaa Redorent-palvelun kautta tai reklamaation, tai muun asiakaspalautteen tekemisen yhteydessä.

7. Tietojen säilyttämisaika

Redorent-palvelun toteuttamista varten kerätyt vuokralaisen henkilötiedot säilytetään vuokrasopimuksen voimassaolon ajan. Vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen tiedot poistetaan Redorentin vuokralaisrekisteristä kolmen (3) kuukauden kuluttua. 

Reskontrapalvelua varten käsiteltävät henkilötiedot säilytetään Redorentin ja vuokranantajan reskontrapalvelusopimuksen voimassaoloajan. Reskontrapalvelua koskevan sopimuksen päättymisen jälkeen reskontrapalvelun toteuttamista varten kerätyt tiedot poistetaan kolmen (3) kuukauden kuluttua. 

Ellei vuokralainen ole kirjautunut Redorent-palveluun viimeisen kahdeksantoista (18) kuukauden aikana, vuokralaista pyydetään uudistamaan käyttäjätilinsä. Ellei vuokralainen uudista käyttäjätiliään eikä vuokralaisella ole voimassa palvelussa solmittua vuokrasopimusta tai muuta Redorentin palvelua koskevaa sopimusta vuokralaisen henkilötiedot poistetaan pääosin tai siirretään Redorentin pysyvään markkinointirekisteriin. 

Edellä mainitun lisäksi Redorent voi olla velvoitettu säilyttämään joitakin vuokralaisen henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. 

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään henkilötietoja ensisijaisesti vuokralaiselta itseltään vuokralaisen rekisteröityessä Redorent-palveluun luomalla palveluun vuokralaistilin. Tietoja voidaan kerätä myös mahdollisesti myöhemmin solmittavan Redorent-palvelua koskevan sopimuksen voimassaolon ajan. Tietoja voidaan tällöin kerätä vuokralaiselta itseltään verkossa Redorent-palvelun kautta, puhelimitse tai sähköpostitse. 

Redorent-palvelua koskevan sopimuksen solmimisen yhteydessä vuokralaisen luottotiedot kerätään luottotietopalvelua tarjoavalta yhteistyökumppanilta vuokralaisen luottokelpoisuuden selvittämiseksi. 

Vuokralaista koskevia henkilötietoja voidaan kerätä myös tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavalta osapuolelta, kuten esim. pankilta tai väestörekisterikeskukselta. 

9. Kuka tietoja käsittelee?

Redorent käsittelee vuokralaisen henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. 

Redorent voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle yllä kohdassa 5 määriteltyjä tietojen käyttötarkoituksia varten, jolloin Redorent takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 

Redorent ei pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, henkilötietojen suojan riittävästä tasosta huolehditaan muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Tietoja luovutetaan kolmansille ainoastaan kohdassa 10 esitellyissä tapauksissa. 

10. Tietojen luovuttaminen

Redorent ei myy tai vuokraa vuokralaisen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Redorent voi kuitenkin luovuttaa tunnistetun vuokralaisen henkilötietoja kolmansille osapuolille alla esitetyissä tapauksissa: 

– Vuokranantajille asunnon vuokraamista varten, jos vuokralainen on antanut siihen suostumuksensa; 

– Toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvien vaatimusten johdosta; 

– Ostajille ja näiden neuvonantajille, mikäli Redorent myy, ostaa, fuusioi tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa; 

11. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Redorent noudattaa henkilötietojen käsittelyssä hyvää tietojenkäsittelytapaa, lakeja ja viranomaisten ohjeistuksia. 

Redorent käyttää tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. 

12. Evästeiden käyttö

Redorent käyttää evästeitä sivuston käytettävyyden ja toiminnan parantamiseen. Eväste on pieni tietokoneelle ladattava tekstitiedosto, joka tallennetaan joko väliaikaisesti tietokoneen työmuistiin (”istuntokohtainen eväste”) tai tietokoneen kovalevylle (”pysyvä eväste”). Selain tallentaa evästeen tietokoneelle ja palauttaa evästeen sisältämän tiedon verkkosivustolle joka kerta, kun sivustolla vieraillaan. Evästeiden tarkoituksena on tarjota sivuston käyttäjälle henkilökohtainen käyttäjäkokemus ja tehdä palvelun käytöstä mahdollisimman sujuvaa ja turvallista. Evästeiden avulla varmistetaan, että istunnon käyttäjä on se taho, joka on kirjautunut järjestelmään. 

Useimpien selainten asetukset hyväksyvät lähtökohtaisesti evästeet. Selaimen asetuksia voi kuitenkin muuttaa siten, että se hylkää evästeet tai vaatii aina hyväksynnän evästeiden käyttöön. Jos evästeiden käyttöä ei hyväksy, on mahdollista, että Redorent-palvelun käyttö rajoittuu tämän seurauksena. 

Redorent käyttää istuntokohtaisia evästeitä ja pysyviä evästeitä. 

Istuntokohtaiset evästeet: Redorent käyttää enimmäkseen istuntokohtaisia evästeitä, joita ei tallenneta palvelun käyttäjän tietokoneen kovalevylle, ja jotka poistetaan, kun nettiselain suljetaan. 

Pysyvät evästeet: Redorent käyttää pysyviä evästeitä palvelun käyttäjän henkilökohtaisten käyttöasetusten tallentamiseksi. Tämä mahdollistaa palvelun personoinnin ja siten myös palvelun paremman käyttökokemuksen. 

Redorent analysoi Redorent-palvelun käyttäjäprofiileja anonyymisti palvelun laadun parantamiseksi. Redorent käyttää Google Inc. (”Google”) tarjoamia työkaluja (Google Analytics, Analytics Remarketing, Adwords ja Adwordsremarketing). 

13. Profilointi

Vuokralaisrekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan hyödyntää profilointitarkoituksessa siten, että Redorent tarjoaa asiakkaalle muitakin tälle mahdollisesti sopivia vuokrakohteita sähköpostitse, mikäli asiakasta ei hyväksytä vuokralaiseksi vuokrakohteeseen, jota hän on vuokralaisprofiilia luodessaan hakenut. Asiakas voi halutessaan kieltää Redorentia tarjoamasta tälle muita vuokrakohteita profiloinnin perusteella. 

14. Vuokralaisen henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

14.1. Vuokralaisen oikeus vastustaa suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Vuokralainen voi antaa Redorentille suostumuksen suoramarkkinoinnin kohdistamiseen hänelle tai kieltää Redorentia käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnissaan. 

Vuokralainen voi antaa suostumuksen suoramarkkinointiin kanavakohtaisesti (matkapuhelin, posti, sähköposti). Vuokralaisella on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa (matkapuhelin, posti, sähköposti), markkinatutkimuskyselyt, tietojensa hyödyntäminen markkinointitarkoituksissa ja 13 kohdan mukainen profilointi. 

Jos vuokralainen ei anna lainkaan suostumustaan ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään hänelle vain asiakassuhteen toteuttamiseen liittyviä tarpeellisia tiedotteita ja kyselyjä. 

14.2. Vuokralaisen oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Vuokralaisella on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Redorentin vuokralaisrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

14.3. Vuokralaisen oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Vuokralaisella on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä häntä koskeva, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.

Vuokralaisella on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun vuokralainen odottaa Redorentin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. 

14.4. Vuokralaisen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun vuokralainen on itse toimittanut vuokralaisrekisteriin tietoja, vuokralaisella on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

14.5. Vuokralaisen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Vuokralaisella on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Redorent ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

Toimivaltainen valvontaviranomainen vuokralaisen henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki, PL 800, 00521 Helsinki, puh. 029 56 66700, s-posti tietosuoja@om.fi. 

14.6. Tietojen käytön hyväksyminen ja suostumuksen peruuttaminen

Jos Redorent käyttää keräämiään tietoja tarkoituksiin, jotka vaativat lain mukaan vuokralaisen suostumuksen, Redorent pyytää aina lupaa tietojen käyttöön ja luvan saaminen kirjataan muistiin. 

Annetun suostumuksen voi perua koska tahansa ja suostumuksen voi myös olla antamatta kokonaan. Vuokralainen voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Redorentille tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. 

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa vuokralaisen tulee ottaa yhteyttä Redorentiin kirjallisesti joko postitse osoitteella Redorent Oy, Joensuunkatu 7, 24100 Salo, tai sähköpostitse osoitteella info@redorent.fi. 

Redorent voi tarvittaessa pyytää vuokralaista täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja vuokralaisen henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. 

16. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 1.1.2019 

Redorent kehittää palvelujaan jatkuvasti ja pidättää siitä johtuen oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä Redorent-palvelussa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. 

Jaa tämä: